Robot đang cải thiện công việc cho con người

Cách đây không lâu, quá trình lắp ráp sản phẩm thường bao gồm những công đoạn nhàm chán được lặp đi lặp lại, tới mức công nhân chỉ việc hành động như một cỗ máy và không cần suy nghĩ. Giờ đây, những công việc như vậy đều do robot đảm nhiệm, cho phép nhà sản xuất tăng đáng kể năng suất và giảm giá thành, đồng thời giải phóng sức lao động cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Tuy nhiên, nhiều nhân lực trong ngành thông tin hiện nay lại đang làm những công việc tương tự nhân công trong ngành ôtô hàng chục năm trước. Nhân lực tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ phải sao chép hàng loạt dữ liệu cơ bản để hỗ trợ khách hàng một cách thủ công, thay vì thực sự giúp đỡ nhu cầu của từng khách hàng hoặc trả lời nhiều khách hơn.

Quá trình này rất đơn điệu, bao gồm gửi email, xử lý hóa đơn từ đối tác, ghi nhận những cuộc gọi và hàng trăm công việc nhỏ khác. Nó rất kém hiệu quả và tiêu tốn thời gian vô ích của nhân viên. Đây là lúc tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) thể hiện vai trò tương tự cách robot đã thay đổi ngành sản xuất hàng loạt, và nó ngày càng xuất hiện nhiều hơn.

Những công cụ từng giới hạn RPA cho những người có kiến thức khoa học máy tính cao cấp đang dần phổ biến nhờ những nền tảng và cơ sở hạ tầng mới, cho phép doanh nghiệp và tổ chức tích hợp công nghệ này một cách dễ dàng mà không cần đầu tư quá nhiều nguồn lực.

RPA đã có nhiều bước tiến lớn trong những năm gần đây, song hành cùng sự phát triển của AI. Công nghệ này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người lao động, thay vì giành lấy công việc của họ.

Thay đổi công việc của con người

Nhiều công ty sử dụng hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ nhằm ghi thông tin liên quan đến yêu cầu hỗ trợ. Nếu có vấn đề xảy ra trong hoạt động của công ty, một phiếu yêu cầu sẽ được gửi đến bộ phận dịch vụ, nó chỉ được đóng lại sau khi vấn đề đã được khắc phục.

Quá trình này diễn ra trơn tru cho đến giai đoạn cuối, khi có người phải xác nhận công việc đã hoàn thành và phiếu yêu cầu có thể đóng lại, dù không biết liệu công việc có được làm đúng hay thực sự đã hoàn tất hay chưa. RPA có thể đơn giản hóa toàn bộ quy trình bằng cách tự động hóa việc xác nhận dựa trên tiến độ hoàn thành công việc.

Cải thiện hệ thống kỹ thuật số

Nhiều công việc đòi hỏi sao chép dữ liệu hoặc nhập đi nhập lại nhiều lần giữa các hệ thống nội bộ. Một ví dụ là quá trình cho vay vốn, trong đó hệ thống nghiệp vụ ngân hàng và quản lý quan hệ khách hàng không kết nối với nhau, buộc nhân viên phải tìm kiếm dữ liệu một cách thủ công ở trong hai cơ sở dữ liệu riêng biệt.

Hệ thống dùng nền tảng RPA sẽ thay thế vai trò của con người trong toàn bộ quy trình, truy vấn dữ liệu chính xác và nhập vào những hệ thống phù hợp để chuyển sang bước tiếp theo.

Hoàn thiện những quy trình có sẵn

Kế toán vẫn là nghiệp vụ rất thủ công trong nhiều doanh nghiệp. Nhân viên cần in hóa đơn, xem xét và nhập từng thông tin vào cơ sở dữ liệu. Điều này có thể dẫn tới hàng loạt vấn đề, bao gồm cả sai sót khi nhập liệu. RPA có thể giải quyết tình trạng này, giải phóng thời gian để nhân viên xử lý vấn đề của khách hàng hoặc doanh nghiệp.

RPA vẫn có nhiều giới hạn. Chúng có thể ngừng hoạt động khi gặp các công việc quá phức tạp, không giải quyết được những công việc đòi hỏi sự mềm dẻo hoặc nhiều quyết định cá nhân như con người. RPA mạnh về khả năng xử lý những nhiệm vụ đơn giản hoặc chuỗi công việc không đòi hỏi suy luận.

Rào cản ngăn RPA phổ biến là nhiều doanh nghiệp chưa có những quy trình cố định và được chuẩn hóa, đặt ra nguy cơ sai sót lớn hơn khi tự động hóa. Bên cạnh đó, nhiều lãnh đạo cũng không nhìn thấy lợi ích của tự động hóa công việc cho tới khi trực tiếp chứng kiến chúng vận hành.

Tuy nhiên, RPA vẫn đang thu hút sự chú ý.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp thông tin chào đón công nghệ tự động hóa, những người áp dụng nhanh sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Những công ty dành ít thời gian cho các hoạt động phụ sẽ tập trung hơn cho những nghiệp vụ quan trọng và mới mẻ hơn.

“Mức độ hiệu quả như vậy vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa cải thiện chất lượng công việc. Sử dụng RPA để hoàn thiện công việc hàng ngày, loại bỏ sai sót do con người và thêm thời gian cho khách hàng sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ, cũng như chất lượng doanh nghiệp nói chung”, Boyd Bell, CEO công ty Useful Rocket Science, nhận xét.